Mieux communiquer

Privilégier les échanges d’équipe

Teams a été construit afin de faciliter la communication transversale au sein des équipes. De ce fait, Teams favorise les échanges entre les membres en évitant au maximum tout cloisonnement en sous-groupes.

Ainsi, afin de rester en accord avec ce principe de collaboration ouverte, il convient de privilégier l’équipe comme premier espace d’échanges. Ainsi, lorsque vous communiquez et partagez des informations, faites-le avec l’ensemble des membres de l’équipe, même si tous ne sont pas concernés directement.

Par ailleurs, pour interpeller les membres qui sont plus particulièrement concernés par les échanges, mentionnez-les afin qu’ils puissent recevoir une notification. Ces mentions peuvent être individuelles ou se faire au travers des balises (voir la section Tirer parti des balises).

Bien entendu si vous souhaitez échanger sur des sujets qui ne concernent aucune équipe, qui sont confidentiels ou bien si les personnes avec lesquelles vous voulez communiquer ne font partie d’aucune équipe, vous privilégierez les échanges privés hors équipes.

Pour illustrer ces propos, prenons l’exemple du responsable d’un service Marketing qui dispose d’une équipe privée dans Teams.

Les canaux de cette équipe sont organisés autour des grandes activités du service. Ainsi, en plus du canal Général, on retrouve les canaux :

Récemment, deux collaborateurs du service ont participé à un séminaire sur l’acquisition et la gestion...

Introduction

Par-delà les bons réflexes en matière de communication que nous venons de passer en revue, il est indispensable de définir, collectivement, un code de bonne conduite.

En effet, avec Teams, il est très facile de solliciter ses collègues et d’être sollicité, et ce à toute heure et sous différentes formes (messages, appels…). Sans la mise en place de quelques règles simples, l’utilisation de Teams peut tout à fait dériver et conduire à des situations personnelles et interpersonnelles compliquées (stress, surmenage, tensions, conflits, etc.).

Par ailleurs, s’exprimer de manière aussi claire que précise à l’écrit est indispensable pour une utilisation efficace de Teams. Malheureusement, si tout le monde en est conscient, en pratique, les actes ne suivent pas toujours la pensée. Des recommandations peuvent alors être très utiles.

Nous allons donc voir dans les sections suivantes, les grandes thématiques sur lesquelles il est important de co-définir des règles de bonnes conduites pour :

Instaurer un cadre de travail équilibré et efficace

Toujours répondre aux sollicitations quelle que soit l’heure ou bien répondre aussi vite que possible est le meilleur moyen de travailler dans un cadre stressant et propice au surmenage. Car, si les outils digitaux apportent de nombreux bénéfices, ils sont également porteurs de potentiels problèmes du fait notamment d’une utilisation dévoyée et/ou non raisonnable de la part des utilisateurs.

Il est donc important de veiller au droit à la déconnexion...