Gérer un projet

Adopter une démarche collaborative

La planification des travaux de l’équipe se déroule généralement en quatre temps :

La réalisation de ces activités dans le cadre d’une équipe peut prendre différentes formes.

La première consiste à ne pas introduire de collaboration dans le processus de planification et seul l’animateur de l’équipe, qui peut être le chef de projet s’il s’agit d’un projet, prend en charge ces activités, secondés ou non par certains membres.

À l’autre extrémité, nous avons un processus d’élaboration de la planification totalement collaboratif qui implique non seulement l’ensemble des membres de l’équipe mais aussi les éventuelles parties prenantes, comme par exemple les clients ou destinataires des résultats des travaux de l’équipe.

Enfin, il y a une troisième forme qui est un mix entre les deux formes extrêmes. En pratique, celle-ci se déroule de la manière suivante :

Découper les travaux

Afin d’identifier les tâches à réaliser, une technique simple consiste à procéder au découpage des travaux en grandes phases et/ou en fonction des principaux livrables. Puis, à partir de ces livrables, à identifier pour chacun d’eux les principales actions nécessaires pour leur réalisation.

Cette technique va permettre de découper les travaux en tâches de plus ou moins haut niveau. Une fois organisées, elles seront affectées aux membres de l’équipe qui auront alors la charge de détailler le travail à réaliser pour chacune de ces tâches et, si nécessaire, de découper plus finement ces actions en actions à réaliser.

Définir les tâches dans Tasks

Une fois les tâches identifiées, celles-ci doivent être ajoutées à Tasks.

Lorsque l’on accède pour la première fois au plan associé à son équipe dans Teams, Tasks affiche une seule colonne intitulée À faire comme le montre la capture d’écran ci-après.

Plan vierge

À ce stade, l’idée est de créer l’ensemble des tâches identifiées dans cette première colonne. Ce n’est que dans un second temps que vous organiserez le plan avec la création d’autres colonnes et le déplacement des tâches créées.

Une carte est alors créée au-dessous du formulaire de création de tâche qui est à...

Utiliser la méthode Kanban

Pour l’organisation des tâches, il s’agit de reprendre les principes d’organisation et de représentation visuelle des tâches et des flux de travail issus de la méthode Kanban.

Suivant cette méthode, les tâches, représentées par des cartes, sont organisées en colonnes suivant le flux de travail à réaliser. Dit autrement, chaque colonne correspond à un état de réalisation d’une tâche par un type d’acteur.

Ce mode d’organisation fonctionne très bien dans certains contextes et pour certains types de travaux où les tâches passent d’états en états, d’étapes en étapes jusqu’à la livraison d’un résultat. C’est par exemple le cas pour le développement de logiciels. Les tâches représentent les fonctionnalités à développer et les colonnes les différents stades de développement d’un logiciel : conception, développement, test, livraison (il faut noter que les acteurs sont différents pour chaque étape).

Dans d’autres cas, ce mode d’organisation peut être plus ou moins contraignant et pourra être sensiblement adapté.

Dans certains cas, le projet pourra être découpé autrement :

Affecter collaborativement les tâches

L’affectation des tâches se fait collaborativement dans le cadre d’un atelier. C’est-à-dire que l’affectation est réalisée non pas sur décision du seul chef de projet/animateur, mais sur la base d’un consensus entre lui, le ou les futurs responsables de la tâche et les autres membres de l’équipe.

Mais attention, il ne s’agit pas ici uniquement d’affecter des tâches aux membres de l’équipe. En effet, une fois ces tâches affectées, à charge pour chaque membre, seul ou bien en petit groupe :

La philosophie est ici très collaborative, contrairement aux méthodes classiques de gestion de projet. Les membres de l’équipe projet sont largement mis à contribution et responsabilisés dans le cadre de la planification.

Détailler les tâches dans Tasks

L’affectation des tâches, ainsi que leur définition plus précise, se fait très simplement dans Tasks.

Formulaire de définition d’une tâche

Depuis ce formulaire, il est possible dans un premier temps d’affecter la tâche à une ou plusieurs personnes.

Affectation d’une tâche...

Principes de revue du plan

Une fois le plan défini, il est important de prendre le temps de vérifier sa cohérence et sa faisabilité. Sur ces registres, deux aspects seront particulièrement importants :

Cette revue doit se faire avec l’ensemble de l’équipe de manière à pouvoir modifier de manière collaborative les affectations si nécessaires.

Cependant, en amont de cette réunion, il peut être judicieux que le chef de projet/animateur passe du temps avec chaque membre de l’équipe afin de revoir le résultat de leurs travaux. Cela va permettre d’ajuster certains éléments et surtout de vérifier que tout sera prêt pour la réunion de travail avec l’équipe au grand complet.

Une fois la revue du plan effectuée par l’équipe, il s’agit maintenant de partager le plan avec les principales parties prenantes. Cela passe par une réunion formelle de présentation et de lancement des travaux.

Modifier le plan avec Tasks

L’utilisation d’un outil visuel comme Tasks pour des réunions de revue de plan projet est idéale.

En effet, Tasks permet de très facilement modifier le plan projet de manière dynamique :

Par ailleurs, des statistiques regroupant des informations intéressantes sont disponibles pour évaluer la faisabilité et l’équilibre du plan défini.

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