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Optimisation de la saisie de données
Créer une série de données personnalisée
Si la liste est saisie dans la feuille de calcul, sélectionnez les cellules qui constitueront la nouvelle liste personnalisée ; dans le cas contraire, aucune sélection n’est nécessaire.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Options.
Sélectionnez la catégorie Options avancées et cliquez sur le bouton Modifier les listes personnalisées du cadre Général.
Pour saisir une nouvelle série, cliquez, dans la zone Listes personnalisées, sur l’option Nouvelle liste même si ce choix est déjà sélectionné puis saisissez chacune de vos données dans la zone Entrées de la liste, en les séparant par la touche Entrée.
Cliquez sur le bouton Ajouter. Pour importer une nouvelle série à partir des cellules préalablement sélectionnées, cliquez sur le bouton Importer.
et sélectionner les cellules dans la feuille
de calcul.La nouvelle liste s’affiche à la suite des séries existantes et chaque donnée est séparée de la suivante par une virgule.
Cliquez sur le bouton OK une première fois pour fermer la boîte de dialogue Listes personnalisées, et une seconde fois pour fermer la boîte de dialogue Options Excel.
Une série de données personnalisée s’utilise comme n’importe quelle série de données simple : saisissez la première valeur de la série dans une cellule et faites glisser la poignée de recopie de cette cellule pour faire apparaître les autres éléments de la série.
Modifier/supprimer une série de données personnalisée
Accédez à la boîte de dialogue Listes personnalisées (onglet Fichier - Options - catégorie Options avancées - bouton Modifier les listes personnalisées).
Pour modifier une série personnalisée, sélectionnez la série dans le cadre Listes personnalisées.
Faites les modifications dans le cadre Entrées de la liste : ajoutez, supprimez des caractères ou des entrées.
Pour supprimer une série personnalisée, sélectionnez-la dans le cadre Listes personnalisées puis cliquez sur le bouton Supprimer ; confirmez la suppression définitive en cliquant sur le bouton OK.
Cliquez sur le bouton OK une première fois pour fermer la boîte de dialogue Listes personnalisées, puis une seconde fois pour fermer la boîte de dialogue Options Excel.
Créer une liste déroulante de valeurs
Cette manipulation permet de créer une liste déroulante dans une ou plusieurs cellules à partir de données saisies ou non dans des cellules situées dans une des feuilles du classeur. Une cellule qui contient la liste déroulante affiche, lorsqu’elle est active, un bouton, une flèche permettant d’ouvrir la liste afin de choisir l’entrée voulue.
Si besoin, saisissez chaque entrée de la liste déroulante dans une cellule, sur une seule ligne ou une seule colonne, délimitée par une cellule vide.
Vous pouvez trier les données dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’elles apparaissent dans la liste déroulante.
Si vous souhaitez créer la liste sur une autre feuille de calcul que celle où se trouvent les entrées, il est préférable de nommer les cellules contenant les entrées (cf. chapitre Zones nommées).
Si les valeurs ou données de la liste ne sont pas nombreuses, il sera alors possible de saisir les différents éléments de la liste lors de sa procédure de création.
Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous voulez afficher la liste déroulante.
Activez l’onglet Données et
cliquez sur l’outil Validation des données
du groupe Outils de données.
La boîte de dialogue Validation des données s’affiche.
Dans l’onglet Options, ouvrez la liste Autoriser et choisissez l’option Liste.
Pour sélectionner les cellules contenant les entrées de la liste se situant dans une feuille, activez la zone de saisie Source et tapez le signe = suivi du nom attribué aux cellules ou sélectionnez les entrées de la liste situées dans la feuille du calcul.
Quelle...
Définir les données autorisées
Cette procédure permet de limiter le type de données autorisées dans une ou plusieurs cellules en définissant des critères de validation.
Définir les critères de validation
Sélectionnez les cellules concernées.
Activez l’onglet Données et
cliquez sur l’outil Validation des données du groupe Outils de données.
La boîte de dialogue Validation des données s’affiche.
Dans l’onglet Options, ouvrez la liste Autoriser et choisissez une option en fonction du type de données que vous souhaitez autoriser dans la cellule :
|
Tout |
Pas de restriction. |
|
Nombre entier |
La donnée doit être un nombre entier. |
|
Décimal |
La donnée doit être un nombre ou une fraction. |
|
Liste |
La donnée doit être déjà choisie dans une cellule (cf. Créer une série de données personnalisée). |
|
Date |
La donnée doit être une date. |
|
Heure |
La donnée doit être une heure. |
|
Longueur du texte |
Cette option permet de préciser le nombre de caractères autorisé pour la donnée. |
|
Personnalisé |
Cette option permet d’entrer une formule pour définir les données autorisées. |
Pour les choix Nombre entier,Décimal, Date, Heure, Longueur du texte, choisissez un opérateur dans la liste Données puis complétez les options en fonction de l’opérateur sélectionné.
Les critères de validation suivants autorisent la saisie d’un nombre entier ou décimal compris entre 0 et 10.
Si vous choisissez Personnalisé, entrez la formule de calcul dans la zone Formule en commençant par le signe égal (=). Cette formule doit être une formule de type logique, de résultat...
Associer un commentaire à une cellule
Créer le commentaire
Activez la cellule concernée.
Activez l’onglet Révision et cliquez sur le bouton Nouveau commentaire du groupe Commentaires.
Une info-bulle apparaît avec le nom de l’utilisateur.
Renseignez le texte du commentaire.
Le commentaire est saisi directement dans l’info-bulle. Un changement de ligne est possible par la touche Entrée.
Appuyez sur la touche Echap ou cliquez ailleurs pour interrompre la saisie.
Par défaut, en haut à droite de la cellule, un petit triangle rouge matérialise l’existence d’un commentaire.
Visualiser les commentaires
Pour visualiser un commentaire, pointez tout simplement le triangle rouge.
Pour afficher les commentaires les uns après
les autres, cliquez sur les boutons Précédent 
et/ou Suivant
du groupe Commentaires de
l’onglet Révision.
Pour afficher tous les commentaires simultanément,
cliquez sur le bouton Afficher tous les commentaires
du groupe Commentaires de
l’onglet Révision.
Pour modifier l’affichage général des commentaires, cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Options - catégorie Options avancées - zone Afficher ; activez l’option Aucun commentaire ou indicateur, Indicateur seul, et commentaires au survol ou Commentaires et indicateurs puis validez.
Pour modifier un commentaire, cliquez sur la cellule contenant le commentaire à modifier, cliquez sur le bouton Modifier le commentaire (groupe Commentaires de l’onglet Révision), apportez vos modifications puis faites Echap.
du groupe Commentaires de l’onglet Révision.Répartir le contenu d’une cellule sur plusieurs cellules
Bien qu’Excel 2021 dispose de la fonctionnalité de Remplissage instantané (cf. Utiliser le Remplissage instantané pour compléter une colonne), nous vous présentons ici la commande Convertir qui vous permet de répartir dans différentes cellules le contenu d’une cellule en fonction d’un séparateur tel qu’un espace, une virgule, un point, un point-virgule ou un saut de colonne.
Prévoyez une ou plusieurs colonnes vides à droite des cellules dont le contenu va être réparti.
Sélectionnez la plage de cellules concernées puis activez l’onglet Données avant de cliquer sur le bouton Convertir du groupe Outils de données.
La première étape de l’Assistant Conversion apparaît.
Activez si besoin l’option Délimité puis cliquez sur le bouton Suivant.
À l’étape 2, dans le cadre Séparateurs, activez l’option en fonction du séparateur utilisé pour effectuer la répartition.
La zone Aperçu de données affiche dans des colonnes distinctes, la façon dont seront séparées les données.
Cliquez sur le bouton Suivant.
À l’étape 3, précisez le format de chaque colonne :
-
Dans la zone Aperçu de données, cliquez sur la colonne concernée pour la sélectionner.
-
Choisissez le format à appliquer dans le cadre Format des données en colonne.
Précisez l’endroit où vont
apparaître les données réparties :
utilisez, si besoin, le bouton de la zone Destination pour
préciser la référence de la première
cellule de destination. Dans ce cas, les cellules d’origine...
