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Documents
Créer un document
Cliquez sur l’onglet Fichier et sur l’option Nouveau.
Dans le volet droit, cliquez sur le modèle Document vierge.
Vous pouvez aussi utiliser le raccourci-clavier Ctrl N (l’onglet Fichier ne doit pas être actif).
Pour créer un document basé sur un modèle, reportez-vous à la section Créer un document basé sur un modèle dans ce chapitre.
Ouvrir un document
Pour ouvrir un document, cliquez sur l’option Ouvrir de l’onglet Fichier (ou Ctrl O) puis sélectionnez l’emplacement Ce PC dans le volet central.
Vous pouvez également cliquer sur le lien Ouvrir d’autres Documents qui s’affiche à l’ouverture de l’application Word puis cliquer sur l’emplacement Ce PC.
Le volet droit affiche le contenu (sous-dossiers et fichiers) du dossier Documents :
Si le document à ouvrir est enregistré dans le dossier Documents ou un de ses sous-dossiers, cliquez sur le fichier ou le sous-dossier puis sur le fichier.
pour accéder au(x)
dossier(s) parent(s) puis au dossier d’enregistrement du
fichier et cliquez sur le fichier à ouvrir.Vous pouvez également cliquer sur l’option Parcourir du volet central pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir.
Dans ce cas, sélectionnez le dossier contenant le document à ouvrir dans le volet gauche puis, dans le volet droit, faites un double clic sur le document concerné ; pour ouvrir plusieurs documents simultanément, sélectionnez-les à l’aide de la touche Ctrl puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
Pour afficher un document ouvert mais masqué par un autre, cliquez sur son nom dans le bouton Changer de fenêtre...
Enregistrer un document
Pour enregistrer un nouveau document, cliquez
sur l’outil 
de la barre
d’outils Accès rapide.
Par défaut, l’option Récent est sélectionnée dans le volet central. Dans le volet droit, vous visualisez les dossiers que vous avez choisi d’épingler et ceux récemment utilisés classés par date :
Si le document doit être enregistré dans un de ces dossiers, cliquez sur son nom, dans le cas contraire, cliquez sur le bouton Parcourir situé dans le volet central.
Quel que soit votre choix, la boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche à l’écran ; si vous avez choisi un dossier récemment utilisé, celui-ci est sélectionné. Si vous avez choisi le bouton Parcourir, c’est le dossier Documents qui est sélectionné.
Si vous ne visualisez pas les dossiers, cliquez sur le bouton Parcourir les dossiers (le bouton Masquer les dossiers est désormais visible).
Si besoin, dans le volet droit, double cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document.
Saisissez le nom du nouveau document dans la zone Nom de fichier puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Le nom et éventuellement l’extension du document .docx apparaissent sur la barre de titre.
Fermer un document
Pour fermer un document, cliquez sur l’option Fermer de l’onglet Fichier ou utilisez le raccourci-clavier CtrlF4 (l’onglet Fichier ne doit pas être actif)
ou cliquez sur l’outil Fermer 
visible dans le coin supérieur droit
de la fenêtre Word puis, si besoin, enregistrez
les modifications apportées au document.
ferme également l’application
Word.Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive
OneDrive (anciennement SkyDrive) est un service de stockage en ligne gratuit proposé par Microsoft pour tout utilisateur disposant d’un compte Microsoft (compte utilisé avec Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com.…). Chaque utilisateur dispose gratuitement d’un espace personnel de 5 Go avec possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire.
Intérêts d’utiliser OneDrive
Les données (fichiers, photos, musique…) enregistrées dans cet espace de stockage sont accessibles depuis n’importe quel matériel connecté à Internet : leur synchronisation sur ces matériels est automatique. Vous pouvez ainsi accéder à vos fichiers à partir de votre ordinateur professionnel, personnel, à partir d’une tablette connectée en wi-fi à Internet et même à partir de votre smartphone.
Pour accéder aux fichiers de votre espace de stockage depuis une des applications Office, vous devez être connecté avec vos identifiants Microsoft (cf. chapitre Gestion des comptes) ; si vous disposez de plusieurs espaces, vous pouvez les ajouter en tant que service pour y accéder également (onglet Fichier - Compte - Ajouter un service - Stockage).
Pour gérer vos fichiers enregistrés sur OneDrive...
Utiliser la liste des documents/dossiers récemment utilisés
Documents récents
Pour ouvrir rapidement un des derniers documents utilisés, cliquez sur l’option Ouvrir de l’onglet Fichier ou utilisez le raccourci-clavier Ctrl O (l’onglet Fichier ne doit pas être actif) puis, si besoin, cliquez sur l’option Récent du volet central.
Dans le volet droit, activez, si besoin, l’onglet documents.
Par défaut, les 50 derniers documents utilisés sont visibles dans la liste du volet. Si la liste est complète, à chaque fois que vous ouvrez un document, le dernier document de cette liste disparaît pour laisser la place au document que vous venez d’ouvrir qui lui, est placé en haut de la liste.
Pour conserver (attacher) un document dans
la liste Récent, pointez
le document concerné puis cliquez sur le symbole 
visible à droite
du nom du document ; vous pouvez aussi faire un clic droit sur le
document concerné puis cliquer sur l’option Épingler à la liste.
Les documents ainsi ajoutés s’affichent en haut de la liste :
Le dossier d’enregistrement du document est visible sous son nom.
Pour retirer un document attaché à la
liste, pointez le document puis cliquez sur le symbole ou faites un clic droit sur
le document concerné puis cliquez sur l’option...
Reprendre la lecture d’un document
Vous pouvez reprendre la lecture d’un document là où vous l’aviez arrêtée au moment de la fermeture de celui-ci. En effet, Word mémorise le contenu du document visible à l’écran au moment de sa fermeture et vous propose d’atteindre ce contenu lorsque vous l’ouvrez de nouveau.
Ouvrez le document concerné.
.
Si besoin, affichez de nouveau l’info-bulle
en pointant le symbole .
L’info-bulle vous informe du temps écoulé depuis la dernière fermeture du document. Cela peut être Il y a qques sec si le temps écoulé est inférieur à 1 minute, un nombre de minutes si le temps écoulé est compris entre 1 et 60 minutes (Il y a 40 minutes), un nombre d’heures si le temps écoulé est compris entre 1 et 10 heures (Il y a 3 heures), Hier si le document a été fermé la veille, le jour de fermeture si le temps écoulé est compris entre 1 et 7 jours (mercredi), ou encore la date de fermeture si le temps écoulé est supérieur...
Récupérer une version d’un document
Récupérer une version temporaire
Vous pouvez récupérer une version temporaire d’un document que vous avez fermé sans l’enregistrer. Pour cela, les options liées à l’enregistrement automatique doivent être actives car la version temporaire d’un document non enregistré correspond au dernier enregistrement automatique de celui-ci.
Veillez à ce que les options liées à l’enregistrement automatique soient actives : cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options puis sur la catégorie Enregistrement et veillez à ce que les options Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les et Conserver la dernière version enregistrée automatiquement si je ferme sans enregistrer soient cochées. Validez en cliquant sur le bouton OK.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.
Cliquez sur le bouton Gérer le document puis sur l’option Récupérer des documents non enregistrés.
Vous pouvez aussi cliquer sur l’option Ouvrir de l’onglet Fichier puis cliquer sur le bouton Récupérer des documents non enregistrés visible dans la partie inférieure du volet droit.
La boîte de dialogue Ouvrir s’affiche à l’écran. Le dossier c:\Utilisateurs\nom_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles...
Créer un document basé sur un modèle
Le nouveau document reprend alors les styles et les éléments du modèle. Celui-ci peut être un modèle prédéfini, un modèle personnalisé situé sur votre disque dur ou sur le site Microsoft Online.
Utiliser un modèle personnalisé
Un modèle personnalisé est un modèle créé par vous (cf. Modèles - Créer un modèle).
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Nouveau.
Par défaut, Word vous propose des modèles en lignes ; l’option Office, située sous la zone Recherches suggérées, est active.
Pour visualiser vos modèles personnalisés, cliquez sur l’option Personnel située sous la zone Recherches suggérées.
Les options Office et Personnel ne sont pas visibles si aucun modèle personnalisé n’a été créé.
Les modèles personnalisés sont enregistrés dans votre dossier Modèles Office personnalisés situé dans votre dossier Documents (C:\Utilisateurs\nom_utilisateur\Documents\Modèles Office personnalisés).
Cliquez sur le nom du modèle à utiliser.
Un nouveau document basé sur le modèle choisi apparaît à l’écran....
Vérifier la compatibilité d’un document Word 2021 avec les versions antérieures
Le format de fichier basé sur le langage XML est associé aux documents créés depuis la version Microsoft Office Word 2007. Ils portent l’extension .docx tandis que ceux créés dans les versions antérieures à 2007 portent l’extension .doc.
Il est possible dans Word 2021 d’exploiter un document réalisé avec la version 2003 (voir la section Exploiter les documents de version antérieure à Word 2007).
Vous pouvez ouvrir dans Word 2021, un document réalisé dans les versions 2007 à 2019 car le format de fichier est identique. Pour ouvrir un document Word 2021 dans une version 2007 à 2019, il est préférable auparavant de vérifier sa compatibilité.
Dans Word 2021, ouvrez le document concerné.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.
Cliquez sur le bouton Vérifier l’absence de problèmes puis sur l’option Vérifier la compatibilité.
La boîte de dialogue suivante s’ouvre :
Vous savez ainsi quelles sont les fonctionnalités ou éléments que vous ne pourrez pas exploiter lorsque vous ouvrirez le document dans une version antérieure de Word.
Cliquez sur le bouton Sélectionner les versions...
Exploiter les documents de version antérieure à Word 2007
Travailler en mode compatibilité dans Word 2021
Dans Word 2021, ouvrez le document créé dans une version antérieure à 2007 : dans l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir puis sur Parcourir du volet central. Si besoin, sélectionnez le dossier contenant le document à ouvrir.
Si vous souhaitez afficher uniquement les documents des versions 97 à 2003 de Word, sélectionnez l’option Documents Word 97-2003 dans la liste située à droite de la zone Nom de fichier ; attention, cette option restera sélectionnée lors d’une prochaine ouverture de la boîte de dialogue Ouvrir aussi, pour afficher de nouveau tous les documents Word, vous devrez penser à sélectionner l’option Tous les documents Word dans la liste contenant les types de fichiers.
Sélectionnez le document à ouvrir puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou faites directement un double clic sur le document à ouvrir.
Le document s’affiche à l’écran. Le texte [Mode de compatibilité] est visible à droite du nom du document dans la barre de titre. Les nouvelles fonctionnalités de Word 2021 ou celles qui ont été améliorées depuis la version 2007 ne sont pas disponibles.
Travaillez et enregistrez vos modifications comme...
Enregistrer un document au format PDF ou XPS
Les formats des fichiers PDF et XPS sont des formats de fichier qui permettent la diffusion de documents électroniques. Ces formats conservent les polices, les images, les graphiques et la mise en forme d’un document tel qu’il a été créé dans son application d’origine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF s’il dispose du logiciel Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site web d’Adobe) et des fichiers XPS s’il dispose de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft). Cependant, si vous travaillez sous l’environnement Windows 8 ou Windows 10, celui-ci met à votre disposition l’application Lecteur permettant d’ouvrir les fichiers PDF et XPS ainsi que la Visionneuse XPS permettant d’ouvrir les fichiers XPS.
Si seule une partie du document doit être enregistrée au format PDF ou XPS, sélectionnez le texte correspondant.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Exporter.
Modifier un document PDF dans Word
Vous pouvez ouvrir un fichier PDF dans Word afin de modifier son contenu.
Dans l’onglet Fichier, cliquez sur l’option Ouvrir puis sur Parcourir.
Sélectionnez le dossier dans lequel le fichier PDF est enregistré.
L’option Tous les documents Word sélectionnée par défaut dans la liste des types de fichiers (à droite de la zone Nom de fichier) inclut désormais le format PDF. Ainsi, dans un même dossier vous visualisez en même temps les fichiers PDF et les documents Word. Vous pouvez cependant afficher uniquement les fichiers PDF.
Si vous souhaitez afficher uniquement les fichiers au format PDF, sélectionnez l’option Fichiers PDF dans la liste située à droite de la zone Nom de fichier ; attention, cette option restera sélectionnée lors d’une prochaine ouverture de la boîte de dialogue Ouvrir aussi, pour afficher de nouveau tous les documents Word, vous devrez penser à sélectionner l’option Tous les documents Word dans la liste contenant les types de fichiers.
Sélectionnez le fichier PDF à ouvrir puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou faites directement un double clic sur le fichier PDF à ouvrir.
Un message vous informe que le fichier PDF va être converti en document Word modifiable. Ce message vous informe également qu’il se peut...
Définir les propriétés d’un document
Les propriétés d’un document permettent d’identifier celui-ci ; elles sont utilisées pour afficher les renseignements relatifs à un document, organiser les documents afin de les retrouver facilement ou encore rechercher des documents.
Ouvrez le document concerné.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.
Les propriétés du document sont visibles dans le volet droit, dans le cadre Propriétés.
Par défaut, vous ne visualisez pas toutes les propriétés.
Pour afficher plus de propriétés, cliquez sur le lien Afficher toutes les propriétés visible dans la partie inférieure de la fenêtre.
Word affiche les propriétés les plus pertinentes pour le document ; le lien Afficher moins de propriétés est désormais visible, il permet de réduire le nombre des propriétés.
Pour chacune des propriétés à saisir, cliquez dans la zone Ajouter de la propriété concernée (par exemple, pour la propriété Titre, cliquer sur Ajouter un titre) puis saisissez les renseignements souhaités.
Cliquez sur l’outil pour enregistrer les modifications
apportées au document. En effet, les propriétés
ne sont associées...
Insérer un document dans un autre
Ouvrez le document dans lequel vous souhaitez insérer un autre document.
Positionnez le point d’insertion à l’endroit où doit être inséré le contenu du document.
Dans l’onglet Insertion,
ouvrez la liste du bouton Objet 
du groupe Texte puis
cliquez sur l’option Texte d’un fichier.
Sélectionnez le document à insérer.
Si besoin, cliquez sur le bouton Plage pour préciser le signet correspondant à la partie du document à insérer.
Un signet doit avoir été attribué au préalable à la partie du document à insérer.
Cliquez sur le bouton Insérer ou ouvrez la liste associée à ce bouton puis cliquez sur l’option Insérer comme Lien pour créer une liaison entre le document actif et le document inséré.
Comparer des documents côte à côte
Il s’agit ici d’afficher deux documents côte à côte à l’écran, afin de pouvoir les comparer.
Veillez à ce que les documents que vous souhaitez comparer soient ouverts et que l’onglet Fichier ne soit pas actif pour chacun de ces documents. Le nom de chaque document est visible dans la liste Changer de fenêtre de l’onglet Affichage.
Un document pour lequel l’onglet Fichier est actif ne pourra pas être affiché côte à côte avec un autre document.
Si besoin, affichez un des documents concerné : dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Changer de fenêtre puis sur le nom du document à afficher, ou cliquez sur le bouton correspondant au document à afficher dans la barre des tâches.
Dans l’onglet Affichage,
cliquez sur l’outil Côte à côte 
visible dans le groupe Fenêtre.
Si seuls deux documents sont ouverts, les deux documents apparaissent à l’écran l’un à côté de l’autre.
Si plus de deux documents sont ouverts, la boîte de dialogue Comparer en côte à côte apparaît à l’écran vous permettant de choisir le second document à afficher.
Faites alors un double clic sur le document que vous souhaitez...
Envoyer un document par e-mail
Un logiciel de messagerie doit être installé sur votre ordinateur (ex : Microsoft Outlook).
Ouvrez le document à envoyer ou créez-le.
Cliquez sur l’onglet Fichier, sur l’option Partager puis sur l’option Courrier.
Cliquez sur un des boutons suivants en fonction du type de document à envoyer :
|
Envoyer un tant que pièce jointe |
Permet de joindre en pièce jointe au message une copie du document Word ; les destinataires du message devront posséder l’application Word pour pouvoir lire et/ou modifier le document. |
|
Envoyer un lien |
Permet d’insérer dans le message un lien vers le document afin que les destinataires puissent travailler sur le même document. Pour que cette fonctionnalité soit disponible, le document doit être enregistré dans un emplacement partagé. |
|
Envoyer en tant que PDF |
Permet de joindre en pièce jointe au message une copie du document au format PDF ; les destinataires du message devront disposer de l’application Acrobat Reader (disponible gratuitement) pour pouvoir ouvrir le fichier sauf s’ils travaillent sous l’environnement Windows 8 ou 10 (l’application Lecteur permet de lire les PDF). |
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Envoyer en tant que XPS |
Permet de joindre en pièce jointe au message une copie du document au format XPS ; les destinataires du message devront disposer... |
Publier un document en tant que billet de blog
Il s’agit ici de créer un billet (un article) de blog en utilisant le document actif. Vous devez posséder un compte de blog que vous pouvez obtenir auprès des fournisseurs de services de blog.
Si cela n’est pas déjà fait, créez un compte de blog auprès d’un fournisseur de blogs.
Parmi les sites de blogs populaires compatibles avec Microsoft Word, vous trouverez Blog SharePoint, WordPress, Telligent Community ou encore TypePad.
Dans Word, ouvrez le document à partir duquel vous souhaitez créer le billet de blog.
Cliquez sur l’onglet Fichier, sur l’option Partager puis sur l’option Publier sur le blog.
Cliquez sur le bouton Publier sur le blog dans le volet droit.
Une copie du document actif (Document) s’affiche à l’écran. Seuls trois onglets sont désormais disponibles : Fichier, Billet de blog et Insertion.
Enregistrer un compte de blog
Pour publier le document dans un compte de blog, vous devez au préalable enregistrer ce compte de blog dans Word.
Si aucun compte de blog n’a été enregistré au préalable dans Word, une boîte de dialogue Enregistrer un compte de blog s’affiche à l’écran. Si cela est votre cas, cliquez sur le bouton Enregistrer maintenant.
Si au moins un compte de blog a déjà...
