Partage

Introduction

Le mode Suivi des modifications, permet de visualiser les modifications apportées par les autres utilisateurs une fois celles-ci enregistrées et vous pourrez accepter ou refuser telle ou telle modification de tel ou tel utilisateur et même fusionner toutes ces modifications dans le document d’origine ou dans un nouveau document : si certaines modifications sont en conflit (deux utilisateurs ont modifié la même phrase, par exemple), vous pourrez indiquer quelle modification vous souhaitez conserver. La co-édition permet de travailler en même temps sur un document : vous visualisez en temps réel les modifications effectuées par les autres utilisateurs.

Pour travailler en mode Suivi des modifications, il suffit d’activer ce mode avant qu’un utilisateur ayant accès au fichier effectue les modifications pour que ses modifications soient visibles. Le document peut être sur un espace en ligne, un dossier partagé du réseau ; il peut aussi avoir été envoyé par e-mail au destinataire.

Pour travailler en co-édition, le document doit être stocké sur un espace en ligne auquel chaque utilisateur a accès. S’il est stocké sur un espace OneDrive, il faut le partager avec les autres utilisateurs. Si le document est enregistré dans la bibliothèque de documents partagés...

Partager un document

Les documents placés dans un site d’équipe SharePoint ou une équipe Teams sont accessibles à tous les membres du site ou de l’équipe, il n’est donc pas nécessaire de les partager avec ces personnes ; par contre, vous devez les partager pour qu’un utilisateur externe à l’organisation puisse y accéder (à condition que l’administrateur ait autorisé le partage externe). Les documents placés sur un espace de stockage OneDrive doivent être partagés pour que tout autre utilisateur puisse y accéder.

Le volet Partager s’ouvre et s’affiche à droite de la fenêtre.

Si le document à partager n’a pas été au préalable enregistré dans un espace de stockage distant, vous pouvez l’enregistrer et le partager en cliquant sur le bouton Enregistrer dans le cloud qui apparaît dans le volet Partager lorsque vous cliquez sur le bouton .

Générer un lien de partage

Cette procédure permet d’obtenir le lien de partage d’un document enregistré sur un de vos emplacements distans afin de le copier dans un e-mail, dans un document, sur vos réseaux sociaux, dans un site web pour permettre aux utilisateurs d’y accéder.

Deux types de lien sont proposés : un lien de modification et un lien d’affichage.

Le lien apparaît alors sous l’option Lien de modification ou Lien de consultation seule selon votre choix. Sur cet exemple, les deux types de lien ont été générés :

Co-éditer un document

Lorsqu’un document a été partagé avec d’autres utilisateurs (cf. Partager un document), les utilisateurs disposant d’un droit de modification peuvent ouvrir et travailler simultanément sur le même document. Ils reçoivent un message de ce type :

Les fichiers partagés sur OneDrive sont également accessibles via le lien Partagés de l’espace OneDrive. Le bouton Ouvrir visible dans le message reçu de l’invitation du partage permet d’y accéder rapidement.

Si d’autres utilisateurs sont en train de modifier le document, des boutons apparaissent à gauche du bouton Partager et des marqueurs de couleurs apparaissent à l’endroit où ces utilisateurs ont effectué des modifications. L’application Word pour le Web est l’application en ligne de Word ; elle ne possède pas toutes les fonctionnalités de l’application de bureau.

Le document peut alors être modifié même si un autre utilisateur...

Gérer les commentaires

Créer des commentaires

Cette technique vous permet d’associer des commentaires à du texte. Les commentaires sont surtout utilisés dans un document qui est mis à disposition de plusieurs utilisateurs. Vous avez la possibilité de répondre aux commentaires des autres utilisateurs.

 En mode d’affichage Page, sélectionnez le texte sur lequel doit porter le commentaire.

 Dans l’onglet Révision, cliquez sur le bouton Nouveau commentaire visible dans le groupe Commentaires.

Le point d’insertion clignote dans une bulle visible à droite du document dans laquelle apparaît le nom de l’utilisateur.

 Saisissez le texte du commentaire dans la bulle.

Dans le document, le texte sur lequel porte le commentaire apparaît sur fond de couleur. 

Si, dans le document, des commentaires ont été créés par plusieurs utilisateurs, les bulles apparaissent de différentes couleurs selon l’auteur du commentaire.

 Cliquez n’importe où dans le document.

Si l’option Marques simples est sélectionnée dans la liste Afficher pour la révision du groupe Suivi (onglet Révision) et que le bouton Afficher les commentaires est désactivé dans le groupe Commentaires, lorsque vous créez un commentaire une petite fenêtre s’affiche à la place d’une bulle, dans laquelle vous devez saisir le texte. Vous visualisez également une petite bulle à gauche de la fenêtre.

Lorsque vous cliquez dans le document, la fenêtre du commentaire disparaît ; pour la faire réapparaître, cliquez sur la bulle .

En affichage Brouillon, les commentaires n’étant pas visibles dans les bulles, vous devez afficher le Volet Vérifications pour les visualiser : dans l’onglet Révision, ouvrez la liste associée au bouton Volet Vérifications visible dans le groupe Suivi puis cliquez sur l’option Volet Vérifications - Vertical ou Volet Vérifications - Horizontal selon l’orientation que vous souhaitez lui donner. Un clic sur le bouton Volet Vérifications permet d’afficher ou de masquer le volet.

Si le document est co-édité par plusieurs utilisateurs dans...

Activer le suivi des modifications

Le suivi des modifications permet de conserver une trace visible des modifications apportées à un document ; il peut être activé avant de mettre à disposition le document auprès d’autres utilisateurs afin de visualiser les modifications apportées par chaque utilisateur.

Bien que le mot de passe soit facultatif, il est fortement conseillé. En effet, si aucun mot de passe n’est associé au verrouillage, n’importe quel utilisateur pourra très facilement désactiver le verrouillage du suivi et ainsi désactiver le suivi des modifications (cf. première remarque).

Modifier les options de suivi des modifications

Vous pouvez éventuellement choisir les modifications à afficher dans le document ainsi que modifier les marques que Word utilise pour afficher les différents types de modification.

Accepter ou refuser les modifications

Les modifications réalisées en mode Suivi par le ou les utilisateurs peuvent être rejetées ou incorporées dans le document.

Les modifications ne peuvent pas être rejetées ou incorporées au document si le suivi des modifications est verrouillé.

Marques simples

Word inclut toutes les modifications au document. Chaque modification est indiquée par un trait vertical dans la marge de gauche. Si les commentaires sont affichés (cf. titre Gérer les commentaires au début de ce chapitre), vous les visualisez dans des bulles en regard des textes concernés ; si les commentaires sont masqués, vous visualisez une petite bulle à droite des lignes...

Fusionner des documents

Lorsque plusieurs utilisateurs ont travaillé en mode Suivi sur plusieurs copies d’un même document, vous pouvez fusionner les copies afin de réunir dans un document (le document original, révisé ou dans un nouveau document), les modifications (insertion, suppression de texte, modification de mise en forme...) et les commentaires effectués dans les copies du document par les différents utilisateurs.

Vous pouvez également ouvrir la liste correspondante puis cliquer sur le nom du document concerné.

Un clic sur l’outil permet d’échanger les documents des zones Document original et Document révisé.

Les paramètres choisis restent actifs pour les prochaines fusions de documents, jusqu’à ce que vous modifiiez de nouveau vos choix.