Classeurs

Créer un classeur basé sur un modèle

Il s’agit de créer un nouveau classeur à partir d’un autre modèle que celui utilisé pour créer un classeur vide : soit à partir d’un des modèles prédéfinis par Excel, soit à partir d’un modèle créé par vos soins (cf. Créer un modèle de classeur personnalisé).

Créer un classeur basé sur un des modèles proposés

Dans la partie droite de sa page d’accueil, ou à l’aide de l’onglet Fichier - option Nouveau, Excel propose quelques modèles prédéfinis, présentés sous forme de vignette.

Dans cet exemple, il s’agit de l’option Nouveau de l’onglet Fichier :

Si vous avez créé au moins un modèle personnalisé, les modèles sont alors répartis en deux grandes catégories : Proposés et Personnel. Dans le cas contraire, seuls les modèles prédéfinis par Excel vous sont proposés.

Notez que le nom du modèle proposé apparaît sous sa vignette vous donnant ainsi une idée du thème traité par ce modèle.

 Activez si nécessaire le lien Proposés pour lister les modèles prédéfinis par Excel.

 Utilisez la barre de défilement...

Créer un modèle de classeur personnalisé

Un modèle est un document contenant des feuilles de calcul, des données mises en forme, des formules de calcul... qui peuvent être exploitées pour la création de nouveaux classeurs.

Le dossier d’enregistrement proposé par défaut est le dossier Modèles Office personnalisés situé dans le dossier Documents de votre disque dur :

L’emplacement défini par défaut de vos modèles est renseigné (et modifiable) dans les Options d’Excel (onglet Fichier - Options - catégorie Enregistrement - zone Enregistrer les classeurs - option Emplacement des modèles personnels par défaut).

Ouvrir un classeur

Par défaut, le mode Backstage est activé pour l’ouverture (et l’enregistrement) des classeurs, vous ne visualisez donc pas directement la boîte de dialogue Ouvrir, mais l’écran suivant.

Notez que pour afficher occasionnellement la boîte de dialogue Ouvrir à la place de cet écran, vous pouvez utiliser le raccourci CtrlF12 au lieu de CtrlO.

En mode Backstage, Excel vous propose d’accéder rapidement à vos fichiers récemment utilisés (option Récent), ainsi qu’à tous les emplacements à partir desquels votre compte utilisateur peut ouvrir des fichiers (dans notre exemple : OneDrive - Personnel pour les enregistrements en ligne et Ce PC pour les données enregistrées sur le disque dur).

Le bouton Récupérer des classeurs non enregistrés situé sous la liste des classeurs récemment utilisés permet d’afficher le contenu du dossier C:\Utilisateurs\Nom_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles dans lequel Excel effectue les sauvegardes automatiques (généralement toutes les 10 minutes) (cf. Récupérer une version antérieure d’un fichier).

Enregistrer un classeur

Enregistrer un nouveau classeur

Un classeur qui n’a jamais été enregistré n’a pas de nom personnalisé (ex : Classeur2, Classeur3…) ou alors un nom provisoire (ex : Mon modèle1, Mon modèle2...). Si vous éteignez votre ordinateur alors qu’un fichier n’a pas été enregistré, vous perdez toutes les modifications que vous y avez apportées.

 Cliquez sur l’outil Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide (ou CtrlS).

La fenêtre suivante s’affiche :

Le lien Autres options d’emplacement permet d’accéder à l’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier.

 Renseignez le Nom du classeur dans la zone.

 Dans la liste Emplacement, choisissez le dossier d’enregistrement du fichier s’il est proposé dans la liste puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si le dossier n’est pas proposé, cliquez sur Autres emplacements.

L’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier s’affiche.

Par défaut, l’option Récent sélectionné dans le Volet central propose, dans le volet droit, les dossiers récemment utilisés :

 Si le dossier d’enregistrement du fichier est visible dans le volet droit, cliquez sur son nom. Dans le cas contraire, pour enregistrer un nouveau classeur sur le Cloud (en ligne)...

Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive

OneDrive (anciennement SkyDrive) est un service de stockage en ligne proposé par Microsoft pour tout utilisateur disposant d’un compte Microsoft (compte utilisé avec Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com…). Chaque utilisateur dispose gratuitement d’un espace personnel de 5 Go avec possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire (jusqu’à 1 To). Si vous disposez d’un abonnement Office 365, dans un cadre professionnel, vous pouvez disposer d’un espace OneDrive personnel et d’un espace OneDrive professionnel.

Exploiter les classeurs Excel 2019 dans des versions antérieures

Le format de fichier basé sur le langage XML est associé aux classeurs créés depuis la version Microsoft Office Excel 2007. Ils portent l’extension .xlsx tandis que ceux créés dans les versions antérieures à 2007 portent l’extension .xls.

Il est toutefois possible d’enregistrer un classeur dans une version antérieure (97 à 2003), mais il est conseillé de vérifier au préalable sa compatibilité.

Vérifier la compatibilité d’un classeur

Cette manipulation permet de détecter et de résoudre d’éventuels problèmes de compatibilité, susceptibles de provoquer une perte d’informations si vous enregistrez dans une version antérieure.

 Dans Microsoft Excel 2019, ouvrez le classeur concerné.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.

 Cliquez sur le bouton Vérifier l’absence de problèmes puis sur l’option Vérifier la compatibilité.

La boîte de dialogue suivante s’ouvre :

 Pour vérifier la compatibilité du classeur à chaque enregistrement, cochez l’option Vérifier la compatibilité lors de l’enregistrement de ce classeur.

 Si des problèmes ont été trouvés...

Exploiter les classeurs de version antérieure à Excel 2007

Travailler en mode de compatibilité dans Excel 2019

 Dans Excel 2019, ouvrez le classeur créé dans une version antérieure à 2007.

Le classeur est automatiquement ouvert en Mode de compatibilité : ce terme est indiqué entre crochets à côté du nom de fichier dans la barre de titre. Le format de fichier Excel 97-2003 (.xls) est utilisé.

Les nouvelles fonctionnalités d’Excel 2019 ou celles qui ont été améliorées ne sont pas disponibles (ceci afin d’empêcher la perte de données et de confidentialité lorsque le classeur est ouvert dans une version antérieure à 2007).

 Travaillez et enregistrez vos modifications comme vous le faites habituellement, en tenant compte des remarques précédentes.

Lorsque vous enregistrez les modifications, le format de fichier Excel 97-2003 (.xls) est conservé.

Enregistrer un classeur au format PDF ou XPS

Les formats de fichiers PDF et XPS permettent la diffusion de documents électroniques (par messagerie ou sur Internet). Ces formats conservent les polices, les images, les graphiques et la mise en forme d’un document tel qu’il a été créé dans son application d’origine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF s’il dispose du logiciel Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site web d’Adobe) et des fichiers XPS s’il dispose de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft).

Sachez désormais, plutôt que de passer par un logiciel spécialisé, que Word permet de modifier directement les documents PDF.

Une fois le fichier enregistré au format PDF ou XPS, il ne peut plus être converti au format Excel (.xls, .xlsx…) avec l’application Microsoft Excel ; seul un logiciel spécialisé pourra effectuer cette conversion.

Afficher/modifier les propriétés d’un classeur

Les propriétés, également appelées métadonnées (c’est-à-dire des données décrivant d’autres données ; par exemple, les mots d’un classeur sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées), sont des informations identifiant ou décrivant le fichier. Elles contiennent des informations comme le titre, le nom de l’auteur, l’objet…

Sur la droite de la fenêtre, le panneau Propriétés présente, sous forme de liste, le nom de chaque propriété suivi de son contenu.

Comparer deux classeurs côte à côte

Vous pouvez aussi cliquer sur la fenêtre correspondante pour la rendre active.

Si plus de deux classeurs sont ouverts, la boîte de dialogue Comparer en côte à côte apparaît.

Les deux classeurs s’affichent dans des fenêtres distinctes disposées l’une au-dessous de l’autre ou l’une sous l’autre. Par défaut, le défilement des classeurs est synchrone, c’est-à-dire que lorsque vous faites défiler une fenêtre, l’autre défile en même temps (le bouton Défilement synchrone de l’onglet Affichage - groupe Fenêtre est actif).

Récupérer une version antérieure d’un fichier

Si les fonctionnalités de récupération automatique sont activées (cf. Paramétrer la récupération automatique des classeurs), vous pouvez facilement ouvrir une version antérieure du fichier sur lequel vous travaillez en vue de le vérifier ou de le récupérer. Selon que ce classeur ait été ou non enregistré au moins une fois, la procédure de récupération est sensiblement différente.

Récupérer un classeur enregistré au moins une fois

 Vérifiez que le classeur pour lequel vous souhaitez afficher les versions enregistrées automatiquement est bien actif.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Informations.

La liste des versions enregistrées s’affiche en marge du bouton Gérer le classeur.

Si un classeur est fermé sans que les modifications n’aient été enregistrées, Excel affiche sa version intitulée (lorsque j’ai fermé sans enregistrer).

 Cliquez sur la version que vous souhaitez ouvrir.

Vous constaterez à l’aide, par exemple, du bouton Changer de fenêtre de l’onglet Affichage que les deux versions du fichier sont désormais ouvertes :

 Après vérification, si vous souhaitez remplacer le fichier actuel par cette...

Envoyer un classeur par e-mail

Microsoft Excel 2019 permet d’envoyer un classeur en utilisant la messagerie électronique à condition bien sûr de disposer d’un logiciel de messagerie installé sur votre poste et d’une connexion Internet et/ou intranet.

Pour envoyer un classeur en tant que télécopie, une simple connexion à Internet ne suffit pas, vous devez disposer d’un service en ligne payant tel que eFax, FaxBox, PopFax… ou gratuit comme FaxGratuit (dans ce cas, de la publicité est insérée dans les documents envoyés).

Si vous choisissez l’option Envoyer en tant que pièce jointe, c’est le classeur qui sera joint au message : le destinataire devra disposer d’Excel pour pouvoir ouvrir le classeur.

La fenêtre d’envoi de message de votre logiciel de messagerie s’affiche.

Utiliser le vérificateur d’accessibilité

Cette fonctionnalité vous permet de vérifier si votre classeur peut être exploité par des personnes handicapées disposant d’un matériel spécifique leur permettant de travailler sur l’ordinateur malgré leur handicap.

Si le vérificateur d’accessibilité a détecté des problèmes d’accessibilité potentiels, l’indication Recommandations disponibles est visible dans la barre d’état et les problèmes détectés sont indiqués sous l’intitulé Inspecter le classeur (onglet Fichier - Informations).

Le volet Vérificateur d’accessibilité s’ouvre à droite de la fenêtre et affiche les résultats de l’inspection classés en deux catégories selon l’importance du problème :