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Introduction
Excel permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même classeur, chaque utilisateur voyant en temps réel les modifications des autres co-éditeurs. Pour ce faire, le propriétaire du classeur doit avoir enregistré au préalable le classeur dans un espace de stockage en ligne tel que OneDrive personnel ou professionnel ou, si vous disposez d’Office 365, d’une bibliothèque SharePoint ou d’une équipe Teams.
Les fichiers placés sur un espace OneDrive peuvent être consultés ou modifiés par d’autres utilisateurs à condition que vous les partagiez.
Les fichiers placés dans une bibliothèque SharePoint ou une équipe Teams sont accessibles par tous les utilisateurs du site d’équipe ou de l’équipe Teams. Vous pouvez également partager un fichier avec un utilisateur externe à votre organisation si l’administrateur Office 365 l’a autorisé.
Dans cette nouvelle version d’Excel, les boutons Protéger et partager le classeur et Suivi des modifications ne sont plus disponibles dans l’onglet Révision ; du fait qu’elles présentent de nombreuses limitations, Microsoft souhaite privilégier la coédition. Néanmoins, si vous souhaitez continuer à les utiliser, vous pouvez ajouter les commandes Partager...
Partager un classeur
Cette fonctionnalité permet de partager un fichier situé sur un espace OneDrive (personnel ou professionnel) afin qu’un ou plusieurs utilisateurs faisant partie ou pas de votre organisation puissent y accéder. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez être connecté à votre compte Microsoft et, si besoin, pouvoir accéder, depuis Excel, à votre espace partagé en ajoutant le service à votre liste d’emplacements (cf. titre Ajouter ou supprimer un service du chapitre Gestion des comptes).
Ouvrez et, si besoin, enregistrez le classeur dans un espace de stockage en ligne (cf. Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive du chapitre Classeurs).
Cliquez sur le bouton 
(visible à droite de la barre d’onglets
du ruban) et sur l’option Inviter des personnes.
Vous pouvez également utiliser la commande Fichier - Partager - Partager avec des personnes.
Le volet Partager s’affiche à droite de la fenêtre.
Si le fichier à partager n’a pas été enregistré dans un espace de stockage en ligne, Excel le signale :
Cliquez dans ce cas sur le bouton Enregistrer dans le cloud et choisissez le dossier en ligne dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier.
Lorsque la connexion a été établie, le volet Partager s’actualise :
Dans la zone Inviter...
Gérer les accès à un classeur partagé
À tout moment, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs, ou modifier le type d’accès au fichier (modification ou affichage uniquement).
Affichez, si besoin, le volet Partager en cliquant sur le bouton 
, visible en haut de la fenêtre.
Pour modifier le type d’accès, faites un clic droit sur le nom de l’utilisateur et sélectionnez l’option Définir l’autorisation sur : Peut afficher ou l’option Modifier l’autorisation sur : Peut modifier selon le cas.
Pour supprimer un utilisateur, faites un clic droit sur son nom puis choisissez l’option Supprimer l’utilisateur.
Pour ajouter un nouvel utilisateur, saisissez son nom ou son e-mail dans la zone Inviter des personnes puis choisissez, dans la liste suivante, l’option Peut modifier ou l’option Peut afficher. Dans la zone de saisie suivante, saisissez, si besoin, un message et cliquez sur le bouton Partager.
Générer un lien de partage
Cette procédure permet d’obtenir le lien de partage d’un classeur enregistré sur un de vos emplacements distants afin de le copier dans un message, un document texte, un site Internet ou un blog pour permettre aux utilisateurs d’y accéder.
Ouvrez le classeur concerné.
Cliquez sur le bouton visible en haut de la fenêtre, pour
afficher le volet Partager.
En bas du volet Partager, cliquez sur le lien Obtenir un lien de partage.
Dans le volet Partager, cliquez sur le bouton Créer un lien d’édition pour obtenir le lien permettant aux utilisateurs de modifier le fichier ou cliquez sur le bouton Créer un lien de consultation seule pour obtenir le lien qui permettra aux utilisateurs de consulter uniquement le contenu du classeur.
Le lien apparaît alors sous l’option Lien de modification ou Lien de consultation seule selon votre choix. Sur cet exemple, les deux types de lien ont été activés :
Pour copier le lien, cliquez sur le bouton Copier correspondant au lien.
Collez ensuite le lien copié à l’endroit où vous souhaitez le diffuser (e-mail, blog, page d’un site Internet, etc.) : tout utilisateur cliquant sur le lien accédera au classeur concerné.
Si vous souhaitez ne plus rendre disponible un lien de consultation ou de modification...
Co-éditer un classeur
Lorsqu’un classeur a été partagé avec d’autres utilisateurs, les utilisateurs disposant d’un droit de modification peuvent ouvrir et travailler simultanément sur le classeur s’ils ont ouvert le classeur dans la même application : Excel Online ou Excel 2019.
Cependant, dans la version Excel utilisée pour la rédaction de ce livre, la co-édition n’était pas encore fonctionnelle.
Lorsqu’un utilisateur reçoit par e-mail le lien vers un classeur partagé, il doit cliquer sur ce lien ou sur le nom du classeur pour l’ouvrir dans son navigateur Internet.
Les fichiers partagés sur OneDrive sont également accessibles à partir du lien Partagés de l’espace OneDrive. Le bouton Afficher dans OneDrive visible dans le message reçu de l’invitation du partage permet d’y accéder rapidement.
Pour rappel, les fichiers placés dans une bibliothèque SharePoint ou une équipe Teams sont accessibles par tous les utilisateurs du site d’équipe ou de l’équipe Teams.
Cliquez sur le lien ou sur le nom du classeur : ce dernier s’ouvre dans le navigateur Internet en mode Lecture.
Si l’utilisateur dispose de l’autorisation pour modifier le classeur, le bouton Modifier le classeur est visible dans la barre des commandes, en haut de l’écran....
