Gestion des versions et collaboration

Fonctionnement

Si vous souhaitez activer le suivi des versions, SharePoint 2019 vous propose deux options possibles, selon que vous voulez intégrer ou non la notion de version secondaire.

Il est important de comprendre avant de sélectionner l’une ou l’autre des options l’impact qu’aura ce choix sur les utilisateurs finaux. Ce qu’il faut retenir c’est que les utilisateurs finaux voient la dernière version principale d’un élément, d’un document ou d’une page.

À partir de là, les versions secondaires vont être utilisées par les contributeurs/approbateurs et administrateurs pour mettre au point les différents contenus avant qu’ils ne soient approuvés et publiés (et passent ainsi en version principale supérieure). C’est uniquement à ce moment qu’ils deviendront accessibles à tous.

Concomitamment à l’indication de savoir si une version doit être créée à chaque modification d’un fichier du composant, il est important de se poser la question de l’éventuelle rétention des versions précédentes. En effet, même si des améliorations techniques récentes optimisent les consommations en espace de stockage, la rétention...

Extraire et archiver du contenu

SharePoint 2019 permet de déterminer comment s’opère la concurrence d’accès lors de l’édition d’un document. Il existe deux possibilités :

ou

L’action de poser un verrou s’appelle l’extraction. Le processus inverse s’appelle l’archivage. Dans la pratique, là où l’extraction vous garantit que vous serez le seul à pouvoir travailler sur un document, le processus d’archivage marque la fin de vos modifications et va ainsi permettre aux autres utilisateurs de consulter vos modifications.

Si vos modifications ne sont pas réellement terminées et que vous ne souhaitez pas rendre la main aux autres utilisateurs, vous pourrez conserver cette extraction pour pouvoir continuer à effectuer d’autres modifications ultérieurement.

Gérer l’historique des versions

Comme évoqué précédemment, SharePoint va consigner les moindres modifications effectuées sur les contenus. Nous avons également vu que vous pouviez avoir le contrôle sur la façon dont SharePoint va gérer ces différentes versions (principales et éventuellement secondaires).

Maintenant, nous allons voir comment retrouver les versions existantes d’un document, comment les consulter et comment les restaurer.

La fenêtre suivante s’affiche :

Cet écran permet de savoir qui a effectué les modifications, à quelle date et de quelles natures sont ces modifications.

Dans notre exemple, nous n’avions pas activé les versions secondaires. C’est pourquoi chaque modification génère une version principale. Nous retrouvons également le commentaire qui a été saisi en archivant le document.

Un menu s’affiche qui permet d’afficher, restaurer ou supprimer la version concernée.

Éditer les documents dans le navigateur

Pour des scénarii d’usage en mobilité ou sur des machines non équipées de la suite bureautique Microsoft Office, il est possible de compléter la batterie de serveurs SharePoint 2019 d’un produit complémentaire : Microsoft Office Online Server. Il s’agit in fine d’ajouter dans SharePoint la possibilité de visionner et éventuellement d’éditer les documents bureautiques directement dans le navigateur web, sans aucune installation de logiciels sur le poste client.

Une fois que les administrateurs IT ont effectué l’installation de ce nouvel outil (sur un, voire des serveurs supplémentaires) et établi la connexion avec la ferme SharePoint, quelques changements sont visibles dans les sites SharePoint :

Quelques secondes...

Travailler à plusieurs sur le même document

L’édition d’un document dans le navigateur que nous venons juste d’aborder est une fonctionnalité très intéressante, à la condition que cela ne vienne pas en conflit avec des modifications qui peuvent être effectuées par ailleurs sur les clients lourds, ni en conflit avec les utilisateurs qui ouvrent leurs fichiers depuis leur emplacement OneDrive synchronisé en local sur leur PC…

La bonne nouvelle, c’est que vous allez pouvoir travailler à plusieurs, simultanément sur un même document et ce, sans que cela ne modifie les us de chacun. Cette fonctionnalité est appelée co-édition.

Lorsque plusieurs personnes manipulent simultanément en mode édition un même document (que ce soit avec le client lourd ou dans le navigateur web), ces différentes personnes se « voient » :

Depuis Word, la première fois que cette situation se produit, un message vous indique que lorsque vous enregistrez, vous enregistrez également les modifications apportées par les autres utlisateurs :

Effectivement, les éléments...

Utiliser OneDrive en mode hors ligne