Gestion des bibliothèques et des listes

Introduction

Les méthodes abordées dans les titres suivants s’appliquent à la fois aux bibliothèques créées et aux listes.

Une liste est un élément de base de SharePoint qui permet de stocker des données ou des enregistrements. Les bibliothèques sont, après les listes, un autre élément de base de SharePoint. Là où les listes stockent des enregistrements, ce sont des fichiers qui seront présents dans les bibliothèques de documents.

À l’instar d’un onglet d’un fichier Excel, une liste pourra avoir des colonnes (on parlera ici de métadonnées) et chaque élément (ou item) présent dans cette liste prendra la forme d’une ligne.

Les colonnes pourront être de différents types tels que du texte, des devises ou des choix multiples, des personnes, des liens, des images, des dates, etc.

Au-delà de l’aspect structure que nous venons d’évoquer, il y a également la possibilité de créer des affichages pour présenter les données différemment et efficacement : tri, filtrage, regroupement.

En fonction du modèle qui a été utilisé pour créer votre site, certaines listes sont déjà potentiellement présentes.

La gestion des listes et des bibliothèques est réalisable...

Créer une liste

Mode Moderne

Sur un site moderne, il est possible de créer une liste directement via la page d’accueil. 

 Dans le bandeau supérieur, cliquez sur le bouton Nouveau puis sur Liste.

 Saisissez le Nom et la Description de la liste.

 Indiquez si vous souhaitez que cette liste apparaisse dans la navigation du site.

Une fois la liste créée, vous avez la possibilité de la personnaliser :

La plupart des éléments importants sont situés dans la barre supérieure de la liste :

Sur la gauche de ce bandeau, se trouvent les boutons suivants :

•  : pour créer de nouveaux éléments.
•  : pour passer la liste dans un mode d’affichage en grille/cellules et ainsi pouvoir effectuer rapidement des ajouts/modifications d’éléments très facilement.
•  : cette option, contrairement à ce que son nom laisse supposer, génère certes un fichier que l’on peut ouvrir avec Excel mais ce fichier est plus qu’un simple export puisqu’en réalité c’est un fichier avec l’extension .iqy qui va permettre de créer une véritable liaison entre la liste SharePoint et Excel. Ainsi, il sera possible (comme on le fait également avec d’autres sources de données) d’actualiser les données SharePoint depuis Excel. C’est...

Modifier les paramètres d’une liste

Le ruban regroupant les différentes actions et options possibles se déplie :

Dans le groupe Paramètres, cliquez sur .

La page des paramètres de la liste s’ouvre. Elle offre de nombreuses options que nous allons décrire ci-après.

Utiliser les colonnes de site et les types de contenus

Si nous avons créé des colonnes de sites et des types de contenus dans les parties précédentes de ce livre, c’est justement pour les utiliser dans les listes et bibliothèques de documents.

Nous allons illustrer cette association (sur un affichage Moderne) en créant une nouvelle liste, puis en lui rattachant un type de contenu SharePoint (Contacts par exemple). Mais avant d’effectuer une telle association, nous devons tout d’abord activer la prise en compte des types de contenus pour notre liste/bibliothèque. En effet, par défaut, le support des types de contenus est désactivé et il est seulement possible d’ajouter des colonnes de sites.

Pour cet exemple, nous allons créer une nouvelle liste nommée Contacts :

Une fois la liste créée, vous accédez à sa page dédiée.

Exporter une liste ou une bibliothèque vers Excel

Cet outil est inactif si l’application Excel n’est pas installée sur votre poste de travail.

Excel se lance.

Le contenu de la liste ou de la bibliothèque apparaît sous la forme d’un tableau. Les filtres automatiques sont activés. Dans le cas d’une bibliothèque de documents, les noms des fichiers ont conservé leur lien vers le document d’origine, vous pouvez, en cliquant sur leur nom, ouvrir le fichier correspondant.

Exporter une liste ou une bibliothèque vers Outlook

Cette procédure permet de consulter le contenu d’une liste ou d’une bibliothèque dans l’application Outlook si cette dernière est installée sur le poste de travail. Pour utiliser cette fonctionnalité, l’approbation d’éléments ne doit pas être activée.

Outlook se lance et le message suivant s’affiche :

Outlook affiche le dossier dans lequel les éléments ont été exportés. Par exemple, s’il s’agit d’une liste de tâches, le dossier Tâches s’ouvre.

Sur cet exemple, la bibliothèque de documents a été exportée. Lors d’une première exportation, l’intitulé Listes SharePoint apparaît dans le volet de navigation (volet gauche de la fenêtre), dans lequel le dossier des documents a été ajouté ; sur cet exemple, il s’agit du dossier Intervenants - Documents. Le volet central affiche la liste des documents de cette bibliothèque tandis que le volet de lecture (volet droit...

Être alerté en cas de modifications sur une liste

Au-delà de tout ce que vous pourrez anticiper comme besoins de la part des utilisateurs et au-delà de tout ce que vous pourrez mettre en place comme fonctionnalités et comme accompagnement, il est important de laisser une part de « liberté » aux utilisateurs afin qu’ils puissent d’une certaine façon personnaliser leur outil du quotidien.

Les notifications en cas d’ajout/modification d’éléments en sont une bonne illustration.

SharePoint 2019 propose deux approches pour permettre aux utilisateurs d’être alertés :