Flux de travail

Vue d’ensemble

Les flux de travail, appelés également workflow ou suivi de processus, permettent d’automatiser la gestion de l’ensemble des opérations (des tâches) qui doivent être accomplies jusqu’au processus final. Vous précisez les circuits d’acheminement des documents, vous désignez les intervenants concernés, les actions à réaliser et les délais. 

Par exemple, prenons le cas d’un flux de travail d’une demande de congés : l’utilisateur envoie ses dates de congés à son supérieur hiérarchique pour approbation. Celui valide sa demande et, dans ce cas, les dates sont enregistrées dans l’agenda ou sa demande n’est pas validée et un message lui demande de modifier ses dates.

Schématiquement, ce flux de travail peut être représenté de la façon suivante :

Dans SharePoint, les modèles de flux de travail proposés sont initialement associés à des documents mais vous pouvez les appliquer à un ou à l’ensemble des éléments d’une liste, à un type de contenu ou à un site.

SharePoint met à disposition plusieurs modèles de flux de travail que vous pouvez utiliser, cependant, si aucun de ces modèles ne vous convient, il vous est tout à fait possible...

Configurer un flux de travail d’une liste ou d’une bibliothèque

Si vous envisagez de configurer un flux de travail à trois états, la liste ou la bibliothèque doit comporter une colonne Choix proposant, au minimum, trois options différentes. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez ajouter une colonne à l’affichage en cours ou créer un nouvel affichage dans lequel cette nouvelle colonne sera présente. Vous pouvez également choisir de créer une nouvelle liste basée sur le modèle Suivi de problèmes.

Une liste de tâches sera associée au flux créé. Si aucune liste de tâches ne convient pour ce type de flux, il est préférable de réaliser au préalable la liste qui sera associée au flux de travail.

Si des flux existent, ils apparaissent dans la liste Flux de travail.

Configurer un flux de travail sur un type de contenu

Il s’agit d’associer un flux de travail à un type de contenu d’une liste ou d’une bibliothèque à laquelle l’autorisation d’ajout de plusieurs types de contenu a été accordée.

Si ce cadre n’est pas présent, cela signifie que l’ajout de plusieurs types de contenu n’a pas été autorisé. Dans ce cas, dans la section Paramètres généraux, cliquez sur le lien Paramètres avancés et activez l’option Oui dans la zone Types de contenu et validez.

Si le type de contenu auquel le flux doit être associé n’est pas présent dans la liste, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur le lien Ajouter à partir de types de contenu de site existants.

Démarrer un flux de travail

Généralement, lors de la configuration d’un flux de travail, son lancement est automatisé. Vous pouvez, néanmoins, utiliser la procédure suivante pour déclencher son démarrage.

L’autorisation Modifier des éléments donne le droit de lancer un flux de travail manuellement. Par défaut, les niveaux Contrôle total, Conception et Collaboration disposent de cette autorisation. Si lors de la création du flux de travail, l’option Les autorisations Gérer les listes sont requises pour démarrer le flux de travail a été activée, alors, seuls les utilisateurs disposant des niveaux Contrôle total et Conception pourront lancer le flux.

Vous pouvez également utiliser le bouton Flux de travail de l’onglet FICHIERS (groupe Flux de travail).