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Extrait - Le département informatique au service des organisations Stratégie, gouvernance et pilotage
Extraits du livre
Le département informatique au service des organisations Stratégie, gouvernance et pilotage Revenir à la page d'achat du livre

Fiches outils - Travailler avec des intervenants externes

Le contrat de fourniture de service

Le contrat de fourniture de service se doit d’être explicite, comme indiqué dans le chapitre « Architecturer des systèmes et des données », section « La contractualisation de la fourniture de service ». De ce fait, il doit mettre en avant les informations suivantes :

  • Une description précise du produit ou du service fourni.

  • Les volumes, conditions et méthodes de livraison.

  • Le coût convenu pour le produit ou le service.

  • Les échéances de livraison, les horaires de travail ou les périodes de prestation.

  • Les modalités relatives à l’engagement de sous-traitants.

  • Les emplacements où les données seront traitées et stockées.

  • Les circonstances et modalités de résiliation du contrat.

  • Les détails permettant d’identifier les parties impliquées.

  • Les conditions et termes de la garantie, le cas échéant.

  • Les responsabilités et droits de chaque partie.

  • La méthode pour accepter le produit ou le service.

  • Les termes généraux et spécifiques régissant la vente ou le service.

  • La loi applicable et la juridiction compétente.

  • Les circonstances de force majeure et leurs effets sur le contrat.

  • Les exigences d’assurance pour la fourniture de service.

  • Les modalités de traitement et de protection...

Le système de gestion de la relation fournisseurs

Le lien entre les fournisseurs, les contrats et d’autres informations doit être explicitement visible au travers d’une base de données, idéalement une base de données unique. Cette base proposera les informations suivantes :

  • Fiche fournisseurs :

  • Nom du fournisseur : identité du fournisseur avec lequel l’organisation est en relation.

  • Adresse : au moins le pays d’origine du fournisseur.

  • Type de relation : catégorisation des types de relations possibles avec le fournisseur (ex : fournisseur principal, fournisseur de secours, etc.).

  • Documentation associée : ensemble des documents pertinents pour ce fournisseur tels que la due diligence, les brochures explicatives, etc.

  • Contrats :

  • Description du périmètre : portée des services ou des produits fournis par le fournisseur.

  • Modalités de paiement et de changement de prix : conditions de paiement, éventuelles clauses de révision tarifaire, etc.

  • Date de fin de contrat : date à laquelle le contrat expire.

  • Documentation associée : ensemble des documents contractuels pertinents.

  • Risques et problèmes : liste des risques identifiés liés à la relation avec ce fournisseur, cf. chapitre « Gérer les risques et la conformité », section...

Une première liste de vérifications nécessaires

Une due diligence, qu’elle soit technique, financière, légale ou autre, est une évaluation approfondie des aspects pertinents d’une entreprise, d’un projet ou d’une transaction avant sa finalisation. Voici un aperçu du contenu typique d’une due diligence :

  • Vue d’ensemble de l’entreprise ou du projet :

  • Historique de l’entreprise ou du projet.

  • Structure organisationnelle.

  • Description des activités principales.

  • Aspects financiers :

  • États financiers récents (bilans, comptes de résultat, tableaux de flux de trésorerie).

  • Analyse des tendances financières.

  • Endettement, dettes et obligations financières.

  • Évaluation des actifs et des passifs.

  • Évaluation des risques :

  • Identification des risques liés à l’entreprise ou au projet.

  • Risques opérationnels, financiers, juridiques, réglementaires, environnementaux, etc.

  • Mesures d’atténuation des risques en place.

  • Propriété intellectuelle et juridique :

  • Brevets, marques déposées, droits d’auteur, licences, etc.

  • Litiges en cours ou menaces potentielles de litige.

  • Conformité réglementaire.

  • Contrats clés (clients, fournisseurs, partenaires, etc.).

  • Technologie et infrastructure :

  • Description de l’infrastructure...

Le contenu d’une demande d’information et de proposition

Un appel d’offres pour un système informatique devrait contenir des informations détaillées sur vos besoins, exigences et attentes vis-à-vis du système que vous souhaitez acquérir ou développer.

  • Introduction et contexte : brève introduction de votre organisation et de son domaine d’activité et aperçu des objectifs généraux du système informatique que vous souhaitez acquérir ou développer.

  • Objectifs du projet :

  • Objectifs que le système informatique doit atteindre.

  • Besoins spécifiques que le système doit satisfaire.

  • Résultats attendus du projet.

  • Portée du projet :

  • Fonctionnalités et caractéristiques du système.

  • Parties prenantes et utilisateurs du système.

  • Limites et exclusions du projet.

  • Exigences fonctionnelles :

  • Fonctionnalités essentielles que le système doit fournir.

  • Exigences en termes de performances, de sécurité, de convivialité, etc.

  • Intégrations avec d’autres systèmes existants le cas échéant.

  • Exigences non fonctionnelles :

  • Contraintes techniques, réglementaires ou organisationnelles à respecter.

  • Exigences en matière de compatibilité, de disponibilité, de fiabilité, etc.

  • Architecture...